Qué es un UBO y cómo identificarlo

Los dueños de negocios hacen malabares con una multitud de responsabilidades, desde administrar las finanzas hasta supervisar las operaciones, y entre estas tareas se encuentra el deber crucial de identificar y verificar a los Propietarios Beneficiosos Definitivos (UBO). Este paso asegura una mayor rendición de cuentas, evita y previene actividades ilegales como el lavado de dinero, y ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones.

Exploraremos el significado de UBO, los diferentes marcos legales, la importancia, los métodos de identificación, los desafíos y las mejores prácticas para el cumplimiento de normas.

Significado de UBO

Dueño beneficiario definitivo o UBO es la persona o entidad que en última instancia posee o controla una empresa, fideicomiso o entidad jurídica similar. Estos individuos tienen influencia significativa o intereses de propiedad, que a menudo exceden el 25% de las acciones o derechos de voto.

El verdadero propósito de tener una UBO en un negocio es identificar a las personas que en última instancia se benefician y controlan el negocio, incluso si la propiedad se mantiene a través de estructuras o entidades de propiedad complejas.

Esencialmente, la divulgación de UBO ayuda a mantener la honestidad en los negocios, fomenta la confianza entre los involucrados y fomenta prácticas de gobierno corporativo responsable.

El marco jurídico que rodea a las UBO

En medio de un aumento mundial en las actividades de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, los reguladores de todo el mundo se enfrentan a la necesidad apremiante de promulgar una legislación sólida dirigida a los criminales Ultimate Beneous Owners (UBO).

La legislación UBO juega un papel fundamental en el marco legal, con jurisdicciones de todo el mundo implementando Lucha contra el Lavado de Dinero (AML)) directivas y reglamentos que ordenen la divulgación de información UBO. Por ejemplo, la Unión Europea ha implementado Directivas contra el Lavado de Dinero (AML) que exigen la identificación y presentación de informes de las UBO.

Es importante señalar que el significado de UBO difiere de un país a otro, y en ciertas jurisdicciones pueden definirse como una persona que posee al menos del 10% al 25% de los derechos de voto o acciones en la entidad jurídica subyacente.

Identificación de los Propietarios Beneficiarios Definitivos (UBO)

A pesar de su complejidad, se espera que las empresas identifiquen las UBO para garantizar el cumplimiento de las regulaciones y fomentar una cultura de responsabilidad e integridad dentro de la empresa. Identificar a los Propietarios Beneficiosos Definitivos (UBO) tiene una importancia significativa en la lucha contra los delitos financieros, particularmente en la prevención del lavado de dinero. Al descubrir a las personas que en última instancia controlan o se benefician de las operaciones de una empresa, las autoridades pueden rastrear y prevenir mejor las actividades financieras ilícitas.

Criterios para determinar una UBO

Por lo general, las personas con participaciones de propiedad superiores al 25% se clasifican como UBO, aunque este umbral puede variar en función de los requerimientos reglamentarios. Adicionalmente, aquellos que manejan influencia sustancial o control sobre los procesos de toma de decisiones, independientemente de su porcentaje de propiedad, también pueden calificar como UBO.

Otros criterios incluyen propiedad indirecta, interés económico, fideicomisos/acuerdos nominados, control mediante contratos, y relaciones familiares. Esta evaluación integral garantiza la transparencia, el cumplimiento y la rendición de cuentas en la identificación de UBO. Al adherirse a estos criterios, las organizaciones pueden garantizar la transparencia y la rendición de cuentas, alineándose con los mandatos reglamentarios y mitigando el riesgo de actividades ilícitas.

El proceso de identificación de UBO

Para identificar a los Propietarios Beneficiosos Definitivos (UBO) dentro de las organizaciones, el proceso generalmente comienza con la debida diligencia exhaustiva para identificar accionistas, socios o fideicomisarios con participación sustancial en la propiedad o autoridad para tomar decisiones.

Aquí hay una guía paso a paso:

1. Adquisición de credenciales: Solicitar datos de credencial a la empresa. Estos datos incluyen nombres, direcciones, números de registro e información sobre la administración y otro personal clave.
2. Investigación sobre la cadena de propiedad: Realizar investigaciones para descubrir a todas las personas físicas, tanto jurídicas como físicas, que tengan participaciones o intereses en la organización. Determinar si tienen propiedad directa o indirecta del negocio.
3. Identificación del Beneficiario Último: Una vez establecida la cadena de propiedad, identifique y verifique al Ultimate Beneficial Owner (UBO). Reúna datos sobre el porcentaje de acciones que poseen, su participación en la propiedad y el alcance de su control de administración sobre el negocio.
4. Verificación de cumplimiento de KYC y AML: Por último, someter a las UBO identificadas a una serie de verificaciones, incluyendo Antilavado de Dinero (AML) y Conozca a su Cliente (KYC) cheques. Estas comprobaciones ayudan a garantizar el cumplimiento de los requerimientos reglamentarios y a mitigar el riesgo de delitos financieros.

Desafíos en la verificación UBO

La verificación de UBO no siempre es simple: puede ser un proceso que requiere mucho tiempo si no es consciente de los desafíos que se avecinan. ¡Aquí hay algunas formas en que la verificación UBO puede causar algunos obstáculos para su equipo!

Complejidad de las estructuras de propiedad

A pesar de la importancia crítica de la identificación de Ultimate Beneficial Owner (UBO), persisten numerosos desafíos para verificar la propiedad final. Identificar quién es realmente el dueño de una empresa, el Ultimate Beneficial Owner (UBO), puede ser difícil porque las estructuras de propiedad pueden ser extremadamente complicadas, especialmente en las empresas más grandes. Con varias capas de propiedad, es como tratar de encontrar tu camino a través de un laberinto sin un mapa, lo que dificulta que los reguladores averigüen quién está realmente a cargo.

Esta confusión no solo dificulta atrapar a los “malos” financieros sino que también dificulta que la gente sepa quién tiene realmente el control.

Evolución de las definiciones y estándares legales

Las definiciones legales y los estándares para los Ultimate Beneficious Owners (UBO) cambian constantemente en diferentes lugares, lo que dificulta su verificación. Debido a estas diferencias, las empresas que se ocupan de múltiples jurisdicciones enfrentan desafíos para identificar UBO de manera consistente. Para hacer frente a esto, las empresas deben implementar medidas sólidas de cumplimiento de normas y prácticas de verificación exhaustivas para identificar con precisión las UBO.

Mejores Prácticas para el Cumplimiento de UBO

Como se mencionó anteriormente, el proceso de determinación de UBO puede ser complicado, y el cumplimiento de UBO sigue el mismo camino. Es imperativo que las empresas sigan los procedimientos KYC para garantizar que el cumplimiento de normas se practique correctamente, o su empresa podría estar en riesgo de perder millones.

Implementación de Procedimientos KYC Efectivos

Las empresas deben seguir las mejores prácticas para identificar y verificar a los Propietarios Beneficiarios Definitivos (UBO) de manera eficiente. Un paso crucial es implementar procedimientos sólidos de Conozca a su cliente (KYC). Al investigar exhaustivamente a los clientes y contrapartes, las empresas pueden descubrir a los verdaderos propietarios beneficiosos y cumplir con los estándares regulatorios.

1. Identificación del cliente: El primer paso en los procedimientos de KYC consiste en recopilar información básica sobre el cliente, incluyendo su nombre, dirección y documentos de identificación como identificaciones emitidas por el gobierno o pasaportes. Para las empresas, esto también implica reunir detalles sobre la persona jurídica, como documentos de registro y artículos de constitución.
2. Evaluación de la estructura de propiedad: Las empresas necesitan profundizar en la estructura de propiedad de sus clientes para determinar los propietarios finales. Esto implica identificar individuos o entidades que directa o indirectamente poseen o controlan una parte significativa de la entidad cliente.
3. Verificación de la propiedad beneficiaria: Una vez que se identifica la estructura de propiedad, las empresas deben verificar la identidad de los propietarios finales. Esto puede requerir recopilar documentación adicional, realizar verificaciones de antecedentes y garantizar el cumplimiento de las regulaciones contra el lavado de dinero (AML).

Aprovechamiento de la tecnología para la identificación UBO

Además del software y las bases de datos contra el lavado de dinero (AML), las empresas pueden aprovechar una variedad de tecnologías de vanguardia para mejorar la identificación de Ultimate Beneficial Owner (UBO):

1. Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning: Los algoritmos impulsados por IA pueden analizar grandes cantidades de datos para identificar patrones y anomalías asociadas con los UBO.
2. Tecnología Blockchain: Blockchain ofrece un sistema de contabilidad descentralizado y a prueba de manipulaciones que puede proporcionar un registro transparente e inmutable de las transacciones de propiedad.
3. Análisis de datos: Las técnicas avanzadas de análisis de datos, como el análisis de redes y el análisis de enlaces, pueden descubrir relaciones y conexiones ocultas entre individuos y entidades.

Al aprovechar estas tecnologías avanzadas junto con el software AML y las bases de datos, las empresas pueden crear un marco completo para la identificación de UBO.

Rol de Incode

Al priorizar la identificación y verificación precisas de UBO, las empresas pueden contribuir a un ecosistema financiero más transparente y seguro. Incodigo es el proveedor líder de soluciones de identidad de clase mundial que está reinventando la forma en que los humanos autentican y verifican sus identidades en línea para potenciar un mundo de confianza digital. Para obtener una capa de seguridad adicional para su negocio, asegúrese de revisar el Plataforma Omni Incode, nuestra tecnología de preservación de la privacidad, ¡para ayudar a garantizar que los datos de identidad estén seguros!